Обзор изменений в действующем законодательстве о трудовых книжках

В соответствии с приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 19.05.2021 №320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» изменился порядок оформления, ведения и учета трудовых книжек. Кроме того, 01.09.2021 вступило в силу постановление Правительства Российской Федерации от 24.07.2021 №1250 «Об отдельных вопросах, связанных с трудовыми книжками, и признании утратившими силу некоторых актов Правительства Российской Федерации и отдельных положений некоторых актов Правительства Российской Федерации».

В связи с этим размещаем обзор новых изменений в действующем законодательстве о трудовых книжках и указанные выше нормативные документы в целях оказания методической помощи.

Общие положения

1.  В соответствии с пунктом 3 постановления Правительства Российской Федерации от 24.07.2021 № 1250 трудовые книжки нового образца вводятся в действие с 01.01.2023. При этом, имеющиеся у работодателей бланки трудовых книжек и бланки вкладышей в них старого образца действительны и могут использоваться без ограничения срока. В случае отсутствия у лица, поступающего на работу после 31.08.2021, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель, по письменному заявлению этого лица вправе оформить новую трудовую книжку, по форме, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003. № 225 «О трудовых книжках» (письмо Минтруда России от 01.09.2021 № 14-6/В-1049 «О ведении трудовых книжек»).

2.                 В соответствии с пунктом 4 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 19.05.2021 № 320н (далее – Порядок), разрешено заполнять трудовые книжки как вручную, так и с помощью технических средств, например, штампов. Для одной записи можно применить оба способа (письмо Минтруда России от 29.06.2021 № 14-6/ООГ-5976).

Заполнение сведений о работнике

3.                 В ссылке на документ, на основании которого сделаны изменения на первой странице (титульный лист) трудовой книжки, помимо номера и даты документа, необходимо указывать орган, выдавший документ (пункт 7 Порядка).

Заполнение сведений о работе

4.                 Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, о награждении требуется вносить в трудовую книжку не позднее           5 рабочих дней (пункт 9 Порядка).

5.                 В случае признания временного перевода постоянным в трудовой книжке следует указать дату фактичного начала исполнения работником обязанностей в связи с временным переводом и реквизиты приказов, на основании которых работник был назначен временно и переведен на постоянную работу (абзац 6 пункта 10 Порядка).

6.                 Сведения о внесении в трудовую книжку записи о профессиональной служебной деятельности (государственной гражданской и муниципальной службе, военной службе и государственной службе иных видов) нужно вносить по месту прохождения службы с учетом положений соответствующих федеральных законов, иных нормативных правовых актов, устанавливающих порядок прохождения государственной службы (пункт 14 Порядка).

7.                 В записи об увольнении в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю (в другую организацию) требуется указывать наименование организации или индивидуального предпринимателя, куда переводится работник (пункт 21 Порядка).

8.                 Исключено требование о внесении записи о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

Заполнение сведений о награждении

9.                  В трудовую книжку необходимо вносить сведения о награждении наградами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, наградами федеральных и региональных органов власти, органов местного самоуправления, профсоюзов (подпункт «б» пункта 25 Порядка).

Особенности заполнения дубликата трудовой книжки

10.            Утративший трудовую книжку работник должен немедленно об этом заявить работодателю, внесшему последнюю запись в трудовую книжку. Срок выдачи работодателем дубликата трудовой книжки с момента подачи работником заявления составляет 15 рабочих дней (пункт 27 Порядка).

11.            В случае утраты трудовой книжки по вине работодателя, он обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю (абзац 7 пункта 29 Порядка).

12.            Изменен перечень документов, которые должен представить работник комиссии по установлению стажа в случае массовой утраты работодателем трудовых книжек работников. В него включены сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем и сведения о трудовой деятельности, предоставляемые из информационных ресурсов Пенсионного фонда Российской Федерации (абзац 2 пункта 31 Порядка).

Вкладыш в трудовую книжку

13.            Исключено требование вшивать вкладыш в заполненную трудовую книжку (пункт 32).

14.            Штамп с надписью о выдаче вкладыша необходимо делать на титульном листе трудовой книжки (стр. 1). В случае если на титульном листе отсутствует место для внесения записи о выдаче последующего вкладыша, такую запись следует делать на титульном листе первого вкладыша (абзац 2 пункта 33 Порядка).

Выдача трудовой книжки работнику

15.            Определен порядок внесения в трудовую книжку записи об отказе от ведения трудовой книжки при подачи работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66¹ Трудового кодекса Российской Федерации. Установлено, что вернуть трудовую книжку нужно, по общему правилу, не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления (пункт 35 Порядка). При выдаче трудовой книжки, в случае отказа от ее ведения, необходимо внести запись о подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 661 Трудового кодекса Российской Федерации, и заверить подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя (кадровой службы) (при наличии печатей) (абзац 2 пункта 35).

16.            При увольнении не требуется заверять подписью работника записи, внесенные в трудовую книжку работника за время работы у данного работодателя (пункт 36 Порядка).

17.            В случае смерти работника трудовую книжку с внесенной в нее соответствующей записью о прекращении трудового договора можно выдать под расписку члену семьи, предъявившему свидетельство о смерти (пункт 38 Порядка).

Учет и хранение трудовых книжек

18.             Работодатель самостоятельно должен разрабатывать учетные книги (журналы). Данное требование возникает при необходимости начать ведение новых книг (журналов) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них. Действующие книги (журналы) работодатель вправе вести до их окончания. Однако это не означает, что ему надо отказаться от текущих книг (пункт 40 Порядка) (ссылка на сайте Роструда https://онлайнинспекция.рф/questions/view/149719).

19.             Исключено требование скреплять сургучной печатью или опломбировать книги (журналы). Достаточно их пронумеровать, прошнуровать, заверить подписью руководителя (работодателя) и печатью организации (при наличии) (абзац 4 пункта 40 Порядка).